GESTION DES ACTIVITES

 


Un chef de projet m'a demandé au cours d'une mission : " Qu'est-ce vous avez en gestion d'activités? "

 

La question mérite de consacrer un article, parce que le sujet n'est pas abordé dans les normes comme ASPICE, alors que le gagne pain de l'entreprise est dans la concrétisation.

 

Le montage d'un projet passe par la description du WBS (Work Breakdown Structure) inclu dans les PP (Project Plan). Mais très vite on s'aperçoit (ou pas) qu'un grand nombre de taches se rajoutent en plus, (ou au pire, on ne comprends plus pourquoi le projet n'avance pas comme le planning le décrit).

 

En réalité, beaucoup d'actions se rajoutent et proviennent de multiples sources:
1) Le WBS (on en a parlé)
2) Les réunions : la plupart du temps des actions et des responsables sont désignés dans un CR ou par email.
3) Les Problèmes : les plans d'investigation, les solutions d'urgence et les solutions définitives, sont générateurs de taches.
4) La gestion des risques : les plans de contournement sont générateurs de taches.
5) Les : En phase de préparation du changement, on définit des actions pour estimer les impacts et les couts des changements. En phase d'exécution, on a une liste de taches à réaliser.

 

La plupart du temps, les gens s'en tiennent au point N°1. Et tout le reste est géré par les individus dans leur tete ou dans un cahier. Comme il y a recopie d'information, par exemple d'un CR de réunion vers le cahier individuel, il peut y avoir des pertes, des oublis. Et le risque est le meme si chacun doit surveiller la multitude des documents d'origine des taches (Problèmes, risque, réunions, change request...)

 

Première chose à faire : un sondage, est-ce que les gens se perdent dans tout ce flot d'activités ? A partir du constat, le choix peut etre fait de gérer plus précisément les activités, et il faut un outil de gestion qui va automatiser:
1) L'importation de toutes les taches vers une base centralisée.
2) La redistribution des taches vers les destinataires et les contrôleurs.

 

L'élément fondateur est la définition de ce qu'est une action, pour la partager dans tous les fichiers ou elle intervient et permettre les imports entre fichiers ou base de données. L'objet peut comporter toutes, ou une partie, de ces propriétés, selon le métier et le contexte : Certains champs sont des textes, d'autres peuvent provenir d'une liste prédéfinie (au sens Excel).
ID
Priorité
Date de création
Date attendue de réalisation
Date à laquelle le travail a été réalisé
Date à laquelle le travail a été vérifié
Date de clôture de la tache
Statut d'avancement (un état ou un %)
Description (texte libre)
Lieu de réalisation (texte libre)
Outils nécessaires (texte libre)
Nature de l'action (Manuelle, automatique, étude, achat, document, plan, schéma... etc...)
Origine de l'action (CR, projet, Problème, réunion ...etc...)
Personne qui réalisera (Email du responsable)
Personne qui contrôlera (Email du vérificateur)
Principe de vérification
Effort (en heures)
ID de la (ou des) tache(s) précédente, séparées par des virgules.
ID de la (ou des) tache(s) suivantes, séparées par des virgules.
Data, Documents (Nom des fichiers)

 

Première solution pratique : Le fichier Excel. Pas cher, outil commun. Le filtrage est un outil très utile pour voir les groupages possible d'actions (Exemple: dans un meme lieu, ou avec les memes outils). Mais si des macros sont développées, on a rencontré dans le passé des problèmes de portage entre différentes versions. Lenteur d'exécution.
Risque de blocage de fichier par un utilisateur ou par le système informatique.
Risque de blocage par firewall.
Risque d'effacements.

 

Deuxième solution pratique : Faire développer un outil spécifique from scratch ou autour d'un logiciel open source.

mailto:gerald.mauboussin@free.fr

 


Page crée le 29.12.2019 - - - - - Dernière mise à jour 29.12.2019
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